Fattura elettronica, da chi deve essere emessa e come funziona

Dal primo Gennaio 2019 le fatture cartacee sono state mandate ufficialmente in pensione e rimpiazzate dal nuovo sistema di rendicontazione fiscale denominato fattura elettronica.

Anche se ci sono ancora molti dubbi a riguardo da parte di privati e aziende, la fattura elettronica sembra una soluzione promettente che potrebbe portare vantaggi importanti e facilitare la vita di tutti gli interessati in fase amministrativa. È inoltre un ulteriore passo avanti per l’Italia che rimane uno dei paesi europei che sta investendo nella creazione di un sistema fiscale più efficiente.

L’Agenzia delle Entrate ha inserito già dal 2017 il nuovo Sistema di Interscambio, utilizzato per la gestione delle fatture elettroniche, rendendolo disponibile ad uso facoltativo per tutte le ditte che desiderassero provarlo.

L’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto e reso obbligatorio dalla legge di bilancio del 2018 sia per le relazioni tra soggetti Iva passivi privati sia per i consumatori finali. Da quest’anno quindi tutte le vendite e transazioni effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati all’interno del territorio italiano dovranno essere emesse fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e il modello prestabilito.

L’obbligo di fatturazione elettronica era già entrato in vigore nel Luglio 2018 per tutti i servizi collegati agli appalti pubblici.

Anche il cosiddetto tax free shopping verrà sottoposto all’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i beni acquistati da viaggiatori extra UE, beni di valore superiore ai 155 Euro lordi o comprati per uso personale e ogni bene destinato a territori extra comunitari.

Con l’arrivo delle fatture elettroniche si punta ad eliminare completamente i documenti cartacei e creare un sistema completamente informatico. Cambia così il metodo di compilazione, invio, conservazione e ricevuta delle stesse. Il formato delle fatture elettroniche è chiamato FatturaPA e contiene gli stessi dati presentati in forma cartacea trasferiti in linguaggio XML.

Si dice quindi addio a carta e penna e si passa ad utilizzare un software di compilazione. Una volta inseriti i dati, la fattura viene firmata digitalmente (grazie alle firme elettroniche qualificate) da chi emette la stessa per garantirne la validità. Il prossimo passaggio sarà quello di inviare la fattura utilizzando il Sistema di Interscambio che, dopo avere effettuato i necessari controlli, la recapiterà al destinatario.

Come compilare e registrare la fattura elettronica.

La procedura di compilazione è la stessa usata per le fatture standard ma viene effettuate tramite un software gestionale di fatturazione ed invece di venire stampata, viene inviata al destinatario in un file XML FatturaPA.
Da tenere presente il fatto che il Sistema di Interscambio identifica i destinatari in modo diverso a seconda della tipologia:
·      i consumatori: ancora non sono identificati tramite un sistema specifico ma avranno diritto di richiedere copia della fattura elettronica. La proposta che sembra più probabile è quella dell’utilizzo del Codice Fiscale.
·      uffici di Pubblica Amministrazione: vengono identificati tramite il Codice Univoco Ufficio, stringa di 6 caratteri inserita obbligatoriamente nella fattura.
·      imprese, professionisti e altri destinatari B2B: si potranno scegliere due opzioni, la Posta Elettronica Certificata o il codice destinatario SdI.
Una volta compilata e debitamente firmata, la fattura elettronica sarà registrata automaticamente dal proprio software gestionale.
Conservazione delle fatture.
La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano salvate e conservate per almeno 10 anni sia da chi le riceve che da chi le emette. Per dare valore legale nel tempo a i file delle fatture elettroniche, si usa una procedura informatica chiamata conservazione sostitutiva.
La dichiarazione sostitutiva presenta molti vantaggi:
·      nessun bisogno di stampare copie cartacee
·      riduzione dei rischi di perdita o distruzione
·      snellimento del processo di ricerca
Anche questo processo può venire gestito in automatico dal vostro software gestionale in modo da rendere il tutto più semplice e veloce.
Chi e cosa è esente dalla fatturazione elettronica.
L’obbligo di fatturazione elettronica non comprende alcune specifiche categorie. Andiamo a vedere quali.
i soggetti che applicano il regime forfettario
i soggetti che applicano il regime dei minimi o il regime di vantaggio
tutte le vendite di beni o prestazioni di servizi che avvengono nei confronti di extracomunitari, comunitari e non residenti

Questi soggetti saranno quindi esclusi dall’emissione di fatture elettroniche ma dovranno comunque prepararsi e adeguarsi a poterle ricevere.

Fatturazione elettronica e veicoli aziendali.

Uno dei settori che sarà più colpito dall’ingresso delle fatture elettroniche è quello dei veicoli aziendali. Tutti i rifornimenti carburante e le spese collegate ai veicoli dovranno essere pagate in modo tracciabili e ricollegate a fattura elettronica per poter accedere alle detrazioni Iva.

Inoltre, le schede carburante vengono rese obsolete poiché non più conformi con le normative vigenti.

Per far fronte a questo problema e snellire ancor più la fase amministrativa, sono nate le carte carburante, come ad esempio la carta Soldo. Queste sono carte di credito, virtuali o fisiche, da collegare ad un veicolo o dipendente in modo da poter sempre sapere chi ha effettuato quale spesa.